辦公室搬遷對於公司企業與總務部門而言，是一項複雜而繁瑣的任務，需要周全的計劃和準備工作。PRO ChAIR椅子多希望可以成為行政/總務的小幫手，讓這項任務可以圓滿且順利的完成。下方整理分類並提供一些搬家的注意事項供使用者們參考。
行程日期-搬遷計畫
確認辦公室預計搬遷的日期後，需提早2~4週或以上開始擬定規劃細節。
- 正式搬遷前，必須確認新址的硬體已大致完善，包括水電、網路電話線路等等。以及預先勘查搬遷動線。
- 原辦公傢俱如要沿用，而同事們還需要使用時，則要選擇在週末完成拆卸。拆卸同時也可以節省空間和物流成本。抽屜 / 門板部分，以清空為原則，並用不沾黏的膠帶固定好或是鎖上。鑰匙由個人或部門或總務統一保管，以免遺失。
- 輕型物品，一般普遍選擇在週五由同事先行至新址放置。而需要物流協助的項目，則是在週末由搬家公司進行搬遷並定位。
- 丟棄大量垃圾、須焚毀的機密文件、一般廢棄物要說明處理原則並提上搬遷的行程內。
- 提前3~7天告知新舊址的管理員或管理單位，需注意停車位數量與位置、電梯/貨梯、搬運動線等，降低搬運出現意外狀況的發生。
當搬遷計畫/行程完成後，一定要廣發公告在各個明顯處，mail給各位同事與CC給主管、長官們。避免發生因為ooxx所以不能搬遷等狀況出現，而延宕公司整體計畫。
打包準備
擬定一個打包指南依據 / 順序，將物品歸類區分：私人、公用品、貴重用品、資訊3C類、易碎物品、大型物品等，哪些由各部門自己打包分類 ? 像是工程樣品歸類為各部門自己保管，哪些可以直接搬等等。避免因此物品損壞或失蹤，導致同事間失和。打包指南依據也需廣發公告在各個明顯處，mail給各位同事與CC給主管、長官們。確保所有人員都清楚各自的責任和參與程度。
- 私人物品，由同事們自行打包與保管。
- 大型公用品，如文件櫃可由搬家公司協助。
- 資訊3C類，可由各部門打包或是統一由資訊部門搬運，降低損壞的機率。另外，確保傳輸線和配件與相應的設備放置一起。
- 文件類，按照文件的類型或重要性進行分類。
- 重要物資、貴重儀器用品類，一定一定要由該部門從中出人負責。
- 事務機，如果是租賃的可以聯絡廠商幫忙搬運，廠商通常不會拒絕。
紙箱部分，盡量不要將不同類別的打包在同一箱，避免物品間碰撞造成問題。而在挑選紙箱大小時，像是電腦螢幕有不同規格的話，就選擇最大顆的作為量測尺寸依據。
紙箱外的標籤，以統一標示為主（新址樓層位置區域編號、部門、姓名、箱次（第X箱，共XX箱）），並且指定貼示在紙箱上至少2面，方便辨認。
打包完成後，請各部門或同事清楚列出品項對應清單。如若員工數多，與各部門負責人員對接核對清單，員工數少，則與總務部門核對清單。再次確認雖麻煩，但總是能降低出錯機率。
物流
可以請兩、三間搬家公司至現場評估報價。搬家公司是以車數、車型噸數大小或距離為計價單位，如果車程短，搬家過程往返方便，也可以以此來與對方議價。
簽立搬運契約條款，內容須確認打包與拆裝服務到哪個階段、是否提供紙箱和包材、處理廢棄物部分、是否可配合非上班時間搬運與收費標準之對照。清楚明白的契約條款可以保障雙方的權益。
- 可拿新址平面圖分區標示編號給搬家公司，提升搬遷物品定位的效率。
新址
除此之外，新址還需要以下幾項的準備。
- 各部門分布位置的選擇（員工人數座位（包含預留新進人員位置）、儀器放置、不斷電系統位置），可以依據部門的相關性去協調。
- 新址的門禁 / 監控設置或停車位等交通資訊、餐飲資訊。
- 公司電話、傳真、網路伺服器、機房更改遷移，總機系統重設。
- 新址辦公室的管理辦法（冰箱 / 微波爐 / 茶水間的使用）提前頒布，一方面可以掃除累積的壞習慣。
舊址
歸還舊址前的廢棄物清運（復原至先前的模樣）、水電過戶及結清所有費用等流程。
其他
- 人員調度，確保同事們在搬遷過程之中都能得到適當的後勤支援。
- 儘速完成新辦公室物品歸位及擺設，以及清理打掃新舊辦公室，讓一切步上軌道。
